Powrót do strony głównej

Polityka Prywatności

Obowiązek informacyjny zgodny z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). Ostatnia aktualizacja: 2 kwietnia 2026 r.

1. Administrator danych osobowych

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), ponieważ nie jest do tego zobowiązany na podstawie art. 37 RODO. We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod wskazanym adresem e-mail.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami RODO oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Poniżej przedstawiamy szczegółowe cele przetwarzania wraz z podstawami prawnymi:

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Zakres danych
Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego na stronie malinka.ovh	Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO — zgoda osoby, której dane dotyczą	Imię, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), treść wiadomości
Realizacja zamówień hurtowych, zawarcie i wykonanie umowy z kontrahentami B2B (JDG)	Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO — wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy	Dane firmy (nazwa, NIP, REGON, adres), dane kontaktowe (imię, nazwisko, telefon, e-mail), dane dostawy
Wystawianie faktur VAT i prowadzenie dokumentacji księgowej	Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO — obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych (Ustawa o VAT, Ordynacja podatkowa)	Dane identyfikacyjne kontrahenta, NIP, adres, dane transakcji
Obsługa systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur) Ministerstwa Finansów	Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO — obowiązek prawny	Dane fakturowe przekazywane do KSeF MF
Dochodzenie lub obrona roszczeń	Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora	Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń
Obsługa aplikacji mobilnej Malinka (składanie zamówień, historia zamówień)	Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO — wykonanie umowy	Dane logowania, dane kontrahenta, historia zamówień
Zapewnienie bezpieczeństwa systemów IT (logi serwerowe)	Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora	Adres IP, data i godzina połączenia, informacje o przeglądarce (user-agent)

3. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ww. celów:

Odbiorca	Cel przekazania	Lokalizacja
OVH SAS (hosting serwera)	Przechowywanie danych na serwerze aplikacji i strony www	Francja, Unia Europejska
Google LLC (usługa SMTP Gmail)	Wysyłka wiadomości e-mail (powiadomienia, odpowiedzi na formularze kontaktowe)	USA — transfer na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) oraz EU-US Data Privacy Framework
Ministerstwo Finansów (KSeF)	Obowiązek przesyłania faktur ustrukturyzowanych	Polska, Unia Europejska
GUS / CEIDG	Weryfikacja danych kontrahentów (NIP, REGON) z publicznych rejestrów	Polska, Unia Europejska
Biuro rachunkowe (jeśli dotyczy)	Obsługa księgowa i kadrowa	Polska, Unia Europejska

4. Okres przechowywania danych

Kategoria danych	Okres przechowywania	Podstawa
Dane z formularza kontaktowego	12 miesięcy od ostatniego kontaktu	Przez czas niezbędny do obsługi zapytania; nie dłużej niż do cofnięcia zgody
Dane kontrahentów (zamówienia)	5 lat od zakończenia współpracy	Okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych
Dane na fakturach VAT	5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy	Art. 112 ustawy o VAT, art. 86 Ordynacji podatkowej
Logi serwerowe	12 miesięcy	Prawnie uzasadniony interes Administratora (bezpieczeństwo IT)
Dane w aplikacji mobilnej	Do czasu usunięcia konta lub 5 lat od ostatniej aktywności	Wykonanie umowy, prawnie uzasadniony interes

Po upływie okresu przechowywania dane są trwale usuwane lub anonimizowane.

5. Prawa osób, których dane dotyczą

Na podstawie RODO przysługują Państwu następujące prawa:

1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — prawo do uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, oraz do otrzymania ich kopii.
2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) — prawo do żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
3. Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO, „prawo do bycia zapomnianym”) — prawo do żądania usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów przetwarzania, zgoda została cofnięta lub dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — prawo do żądania ograniczenia przetwarzania, np. gdy kwestionowana jest prawidłowość danych.
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.
7. Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) — w przypadku przetwarzania na podstawie zgody, można ją cofnąć w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO) — przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

W celu realizacji swoich praw prosimy o kontakt na adres e-mail: malinkafh@gmail.com lub pisemnie na adres siedziby Administratora. Odpowiedź zostanie udzielona bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania żądania.

6. Pliki cookies i technologie śledzące

Strona internetowa malinka.ovh może wykorzystywać pliki cookies (ciasteczka), tj. niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas odwiedzania strony.

6.1. Rodzaje wykorzystywanych plików cookies

Rodzaj	Cel	Okres przechowywania
Cookies techniczne (niezbędne)	Zapewnienie prawidłowego działania strony, zapamiętanie preferencji językowych	Do końca sesji przeglądarki lub do 12 miesięcy
Cookies funkcjonalne	Zapamiętanie ustawień użytkownika (np. wybrany język)	Do 12 miesięcy

6.2. Zarządzanie plikami cookies

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym zablokować ich zapisywanie lub usunąć już zapisane. Szczegółowe informacje o zarządzaniu cookies dostępne są w ustawieniach przeglądarki. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony.

Strona malinka.ovh nie korzysta z cookies analitycznych (np. Google Analytics) ani reklamowych.

7. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem, w tym:

• Szyfrowanie transmisji — połączenie ze stroną i panelem zarządzania zabezpieczone jest protokołem TLS/SSL (HTTPS).
• Szyfrowanie haseł — hasła użytkowników przechowywane są w postaci zahaszowanej (bcrypt), co uniemożliwia ich odczyt.
• Kontrola dostępu — dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione, posiadające indywidualne dane logowania do panelu zarządzania.
• Kopie zapasowe (backup) — regularne tworzenie kopii zapasowych bazy danych w celu zapobiegania utracie danych.
• Bezpieczeństwo serwera — serwer hostowany jest u renomowanego dostawcy OVH SAS (Francja, UE), który zapewnia fizyczne zabezpieczenie infrastruktury oraz zgodność z normami ISO 27001.
• Aktualizacje — regularne aktualizowanie oprogramowania serwera i aplikacji w celu eliminacji znanych podatności.
• Minimalizacja danych — przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do realizacji określonych celów (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO).

8. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian w sposobach przetwarzania danych lub zmian w strukturze serwisu.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna pod adresem: malinka.ovh/polityka-prywatnosci.html

W przypadku istotnych zmian użytkownicy zostaną poinformowani poprzez wyraźne powiadomienie na stronie internetowej.

9. Informacje dodatkowe

• Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, jednakże niezbędne do uzyskania odpowiedzi na zapytanie.
• Podanie danych w związku z realizacją zamówień jest wymogiem umownym — brak podania danych uniemożliwia zawarcie i wykonanie umowy.
• Podanie danych na fakturze jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów podatkowych.
• Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany (w tym profilowania) w rozumieniu art. 22 RODO.